فصل اول شرح دفاتر و فرمهای مورد لزوم
دفتر روزنامه حسابهای عمومی
دفتر کل
دفتر معین
دفتر اعتبارات
دفتر اثاثیه و اموال
دفتر صندوق
فرمهای مورد نیاز در واحدها
سند حسابداری
موازنه حساب
دستور پرداخت
دستور پرداخت نقدی
دستور پرداخت چک
برگه دریافت ودیعه
برگه رسید انبار
حواله انبار
صورت آمار داروی مصرفی روزانه
فرم آمار مصرفی ماهیانه
فرم صورت مجلس موارد اختلاف اجناس تحویلی با حواله
فصل دوم طبقه‌بندی حسابها
گروه ذخائر
گروه اموال غیرمنقول و منقول و امتیازات
گروه اشخاص
گروه وجوه
گروه درآمدها
گروه روابط
گروه حسابهای انتظاری
فصل سوم تشریح حسابها
گروه ذخائر 1- ذخائر قانونی
2- ذخائر استهلاک
گروه اموال غیرمنقول- منقول- امتیازات
1- اموال غیرمنقول
2- اموال منقول
3- حساب انبار و موجودیها جنسی
عملیات حسابداری انبار مواد مصرفی و خوراک و انبار داروئی
اجناس ارسالی از بیمارستانها به درمانگاههای تابعه
خروج اجناس از انبار برای مصارف داخلی
اجناس مرجوعی از قسمتهای مختلف واحد مراکز درمانی به انبار واحد درمانی
اجناس انتقالی و یا مرجوعی از قسمتهای درمانگاههای وابسته دارای حسابداری مستقل به بیمارستانها
اجناس و کالاهای اهدائی
ضایعات
حساب انبار اثاثیه اداری و ملزومات پزشکی
حساب امتیازات
گروه اشخاص
حساب اشخاص (بدهکاران و بستانکاران)
گروه وجوه
صندوق
تنخواه گردان
قبوض درمانی
بانکها
گروه درآمدها
درآمد حاصله از ارائه خدامات درمانی به غیر بیمه‌شدگان
درآمد حاصله از موسسات طرف قرارداد
درآمد حاصل از کمک و هدایا
سایر درآمدها
درآمدهای تحصیل نشده
گروه هزینه‌‌ها
بخش اول :هزینه‌های درمان مستقیم واحدهای درمانی تحت مالکیت و استیجاری
بخش دوم : هزینه‌های درمانی مستقیم بیمارستانهای عمومی طرف قرارداد
بخش سوم: هزینه درمان غیرمستقیم طرف قرارداد
بخش چهارم : هزینه‌های درمان اورژانس
گروه روابط
1- تراز افتتاحیه
2- حساب رابط
3- حساب درآمد و هزینه نهایی درمان
حساب تراز اختتامیه
گروه حسابهای انتظامی و طرف حسابهای انتظامی
بخش چهارم تلفیق حسابها
فصل اول
شرح دفاتر و فرمهای مورد لوم
1- برای ثبت عملیات مالی استفاده از دفاتر حسابداری شامل روزنامه حسابهای عمومی، دفتر کل، دفتر معین، دفتر اعتبارات، دفتر صندوق، دفتر اموال و همچنین استفاده فرمهای مورد لزوم مانند موازنه حساب، سند حسابداری، دستور پرداخت، و غیره ... ضروری بوده و ذیلاً تشریح می‌گردد.
1-1- دفتر روزنامه حسابهای عمومی :
از آنجائیکه روش مالی سازمان بصورت ماشینی بوده و در نظر است کلاً عملیات مالی سازمان در رابطه با درمان نیز بصورت ماشینی باشد لذا دفتر روزنامه مبتنی بر استفاده از ماشین تهیه گردیده و لازم است واحدهای درمانی از این دفاتر که نمونه آن ضمیمه این دستورالعمل می‌باشد استفاده نمایند. بدیهی است از ستونهایی که در روش دستی مورد نیاز نبوده استفاده بعمل نخواهد آمد. دفتر روزنامه حسابهای عمومی شامل 11 ستون و بشرح زیر مورد استفاده قرار خاهد گرفت و واحدها مکلفند کلیه عملیات مالی را منحصراً از روی سند حسابداری که بعداً توضیح داده خواهد شد در دفتر روزنامه حسابهای عمومی ثبت نمایند.
ستون 1- تاریخ روز، ماه، سال در این ستون ثبت خواهد شد.
ستون 2- این ستون مخصوص ثبت شماره اسناد خواهد بود که از ابتدای هر سال از شماره یک شروع به بطور مسلسل تا پایان همان سال ادامه می یابد ضمناً به هر سند فقط یک شماره اختصاص داده خواهد شد.
ستون 3- در این ستون شماره شناسائی حساب سایر اشخاص ثبت خواهد شد که مختص روش مکانیزه است.
ستون 4- در این ستون شرح عملیات عیناً ز سند حسابداری به دفتر منتقل خواهد شد.
ستون 5- شماره صفحه دفتر کل در این ستون قید خواهد شد.
ستون 6- این ستون برای درج شماره حساب است که واحدهای درمانی از این ستون استفاده نخواهند کرد.
ستون 7- در این ستون مبلغ جزء بدهکار (معین حساب) ثبت خواهد شد.
ستون 8- در این ستن جمع مبالغ جزء بدهکار در مقابل سرفصل کل حساب و برای انتقال به دفتر کل ثبت خواهد شد.
ستون 9- این ستون برای درج شماره حساب بوده که مانند ستون 6 فاقد ثبت خواهد بود.
ستون 10- در این ستون مبلغ جزء بستانکار ثبت خواهد شد.
ستون 11- جمع مبالغ جزء بستانکار در مقابل سرفصل کل حساب و برای انتقال به دفتر کل ثبت خواهد شد.
تبصره یک – جمع ستونهای 7و8و10و11 هر صفحه به صفحه بعد منتقل و این عملیات تا پایان ماه ادامه خواهد داشت و درپایان هر ماه جمع عملیات ماه قبل نیز در ستون مربوط ثبت می‌گردد تا جمع کل لغابت ماه مورد عمل بدست آید. توجه خواهند داشت که جمع ستونهای 7و 8و 10و 11 با هم برابر خواهد بود.
تبصره دو- نسخ اول دفتر روزنامه حسابهای عمومی هر ماه واحد که به امضاء مسئولین مربوط رسیده است حداکثر تا پنجم ماه بعد به انضمام سایر مدارک قید شده در این دستور العمل به اداره کل امور مالی ارسال خواهد شد.
2-1- دفتر کل
این دفتر دارای 7 ستون بشرح زیر می باشد که برای ثبت عملیات مالی واحدهای درمانی از روی ستونهای 8 و 11 دفتر روزنامه حسابهای عمومی با توجه به سرفصل کل حسابهای مندرج در دستورالعمل مورد استفاده قرار می‌گیرد.
ستون 1- در این ستون تاریخ روز، ماه ، سال درج می‌گردد.
ستون 2- در این ستون شماره صفحه دفتر روزنامه ثبت می‌گردد.
ستون 3- در این ستون شرح مختصری با توجه به سرفصل کل حساب ثبت خواهد شد.
ستون 4- اقلام بدهکار مندرج در ستون 8 دفتر رزونامه ثبت خواهد شد.
ستون 5- اقلام بستانکار مندرج در ستون 11 دفتر رزونامه ثبت خواهد شد.
ستون 6- در این ستون کلمه بدهکار (بد) و یا بستانکار (بس) با توجه به مانده نوشته می شود.
ستون 7- تفاوت ستون بدهکار با ستون بستانکار ثبت خواهد شد.
3-1- دفتر معین
این دفتر مانند دفتر کل دارای 7 ستون به شرح ذیل می‌باشد که برای ثبت عملیات مالی واحد درمانی از روی ستونهای 5و 8 سند حسابداری با توجه به سرفصل جزء حسابهای مندرج در این دستورالعمل مورد استفاده قرار می‌گیرد.
ستون 1- در این ستون تاریخ روز، ماه ، سال درج می‌گردد.
ستون 2- در این ستون شماره صفحه دفتر روزنامه ثبت می‌گردد.
ستون 3- در این ستون شرح عملیات عیناً از سند حسابداری به دفتر مزبور منتقل خواهد شد.
ستون 4- در این ستون مبالغ بدهکار ستون 5 سند حسابداری به این دفتر منتقل خواهد شد.
ستون 5- در این ستون مبالغ بستانکار ستون 8 سند حسابداری به این دفتر منتقل خواهد شد.
ستون 6- در این ستون کلمه بدهکار (بد) و یا بستانکار (بس) با توجه به مانده حساب نوشته می‌شود.
ستون 7- در این ستون تفاوت ستون مبالغ ثبت شده در ستون بدهکار بامبالغ ثبت شده در ستون بستانکار نوشته می شود.
تبصره : بدیهی است جمع مانده حسابهای جز دفاتر معین پس از استخراج موازنه ماهیانه بایستی همواره برابر با مانده سرفصل کل همان حساب باشد.
4-1- دفتر اعتبارات
به منظور کنترل اعتبارات واگذاری و جلوگیری از انجام هرگونه هزینه فاقد اعتبار و تهیه و تنظیم بودجه مقایسه‌ای(هزینه‌های انجام شده با اعتبارات ابلاغی) ثبت دفتر اعتبارات الزامی بوده و دفتر مزبور مانند دفتر معین و بر اساس سرفصل‌ها و مواد تعیین شده تقسیم بندی و کل اعتبارات واگذاری مربوط به هر ماده و سرفصل در دفتر اعتبارات ثبت و هزینه‌های مورد عمل پس از تامین اعتبار در این دفتر بر اساس ریز مواد ثبت خواهد گردید. بدیهی است در هنگام وقوع هر نوع هزینه مهمور نمودن دستور پرداخت به مهر (تامین اعتبار شد) ضروری خواهد بود ضمناً دفتر اعتبارات شامل 8 ستون و بشرح زیر می‌باشد:
ستون 1- در این ستون از شماره یک شروع و تا پایان سال بطور مسلسل ادامه می یابد.
ستون 2- در حال حاضر نیاز به تکمیل این ستون از طرف واحد درمانی نبوده و پس از اتخاذ تصمیم نهایی در جهت استفاده از سیستم کامپیوتری مورد استفاده قرار خواهد گرفت.
ستون 3- این ستون مخصوص ثبت تاریخ واگذاری اعتبار و همچنین ثبت تاریخ و نوع هزینه که عملاً همان تاریخ دستور پرداخت خواهد بود می باشد.
ستون 4- توضیحات مختصری در ارتباط با نوع هزینه و اعتبار دریافتی در این ستون ثبت خواهد گردید ضمناً شماره و تاریخ مجوزات اعتبارات ابلاغی و همچنین شماره دستور پرداختهای صادره در این ستون ثبت می‌گردد.
ستون 5- مبالغ اعتبار ابلاغی در این ستون ثبت می‌گردد.
ستون 6- در این ستون هزینه‌هایی که بطور علی‌الحساب پرداخت می‌شود یا تعهد انجام هزینه قبل از پرداخت وجه بعمل می‌آید ثبت می‌گردد و بعد از قطعیت هزینه از این ستون به ستون شماره 7 منتقل می‌گردد. توضیح اینکه به میزان مبلغ مندرج در ستون 6 (تعهدات) اعتبار تقلیل پیدا می‌کند که اگر هزینه قطعیت نیافت از ردیف تعهدات برگشت و به مانده اعتبار مصرفی تلفیق نشده و اگر در این خصوص ثبت در ستون 6 (تعهدات انجام یافته باشدمی‌باید عیناً برگشت گرد.
ستون 7- این ستون مخصوص ثبت هزینه‌های قطعی می باشد.